Способ формирования и принятия документа

Способ формирования и принятия документа

Реферат

 

Изобретение относится к способам согласования и принятия документов в электронной форме. Технический результат заключается в повышении достоверности принятого документа и уменьшении времени его согласования. В способе формирующая сторона создает первичный документ с несколькими функциональными частями, формализует требования каждой функциональной части и запоминает их в памяти соответствующих функциональных подразделений. Первичный документ передается принимающей стороне, где формируется формализованный согласуемый документ, который передается в первое функциональное подразделение формирующей стороны, где сравнивают запомненную функциональную часть первичного документа с соответствующей запомненной функциональной частью согласуемого документа. Совпадающие части данной функциональной части первичного документа и следующие формализованные части согласуемого документа передаются для сравнения в следующее функциональное подразделение. Не совпадающие части с соответствующими запомненными формализованными функциональными частями согласуемого документа передаются формирующей стороне для коррекции, а затем передаются принимающей стороне. Процесс сравнения повторяют до полного совпадения частей договора. Принимающая сторона запоминает текст договора и переводит его в форму согласованного документа. 1 з.п. ф-лы, 1 табл.

Изобретение относится к вычислительной технике, в частности к способам согласования и формирования документов в электронной форме.

Известны способы формирования и согласования платежных и иных документов, заключающегося в поэтапном многократном согласовании документа, приведенного к виду, удобному для обработки вычислительной машиной. (US 5557517 A, G 06 F 17/60, 1996, RU 2024930 C1, G 06 F 17/60, 1994, US 5414838 A, G 06 F 17/60, 20.12.2001 и др.). Однако данные способы имеют низкую достоверность итогового документа, связанную с многократным сравнением всего массива данных договора, его исправлениями, уточнениями и дополнениями. Кроме того, согласование занимает длительное время.

Технический результат заключается в повышении достоверности принятого документа с уменьшением времени его принятия.

Для этого формирующая сторона создает первичный документ с несколькими функциональными частями - юридической, технической, организационной и т.д., в соответствии с установленными требованиями к каждой функциональной части, формализует требования каждой функциональной части и запоминает их в памяти вычислительного средства соответствующих функциональных подразделений, первичный документ передается принимающей стороне, которая осуществляет формирование согласуемого документа, формализует его функциональные части и передает формализованный согласуемый документ в первое функциональное подразделение формирующей стороны, где в вычислительном средстве производится сравнение запомненной формализованной функциональной части первичного документа с соответствующей запомненной формализированной функциональной частью согласуемого документа, по результатам сравнения совпадающие части данной функциональной части первичного документа и следующие формализованные части согласуемого документа передаются в следующее функциональное подразделение, где также осуществляется процесс сравнения и так далее до последнего функционального подразделения, при этом части формализованных функциональных частей первичного документа, не совпадающие с соответствующими запомненными формализованными функциональными частями согласуемого документа передаются формирующей стороне для коррекции, после которой передаются принимающей стороне, где процесс сравнения в функциональных подразделениях повторяют до полного совпадения формализованных частей проекта договора и предварительного договора, после чего принимающая сторона запоминает в памяти вычислительного средства последнего функционального подразделения формализованный текст договора и это вычислительное средство переводит его в неформализованную форму согласованного документа.

Дополнительное отличие заключается в том, что формализация функциональных частей заключается в представлении их в виде таблиц, графических объектов, диаграмм и т.д.

Способ формирования и принятия документа поясняется следующим примером.

Фирма А заключает договорный документ о покупке комплектующих деталей с фирмой В. Фирма В создает первичный документ с несколькими функциональными частями - технической, юридической, экономической.

При этом требования каждой функциональной части формализуются - представляются в виде таблиц с параметрами. Данные функциональные части запоминаются в памяти соответствующих вычислительных средств функциональных подразделений: техническая часть - в вычислительном средстве в техническом функциональном подразделении, юридическая часть документа - в вычислительном средстве в юридическом функциональном подразделении и т.д.

При поступлении от фирмы А формализированных частей документа с параметрами, предлагаемыми данной фирмой для заключения договора, они поступают в первое функциональное подразделение - техническое, фирмы В, где производится сравнение дописанной и поступившей функциональных частей - технических параметров комплектующих.

Совпадающие части технической функциональной части совместно с другими функциональными частями документа передаются на вычислительное средство следующего функционального подразделения - юридического, где производится сравнение формализованных юридических функциональных частей документа, а не совпадающие части передаются на фирму А для доработки.

Процесс заканчивается после того, как все функциональные части (их параметры) совпадают, и тогда документ переводится в неформализованную (текстовую) форму и считается согласованным.

Функциональных подразделений, т.е. этапов согласования, может быть любое число N.

Вероятность правильного принятия документа определяется из примера:

Изобретение позволяет значительно повысить точность согласуемых документов.

Формула изобретения

1. Способ формирования и принятия документа, заключающийся в том, что формирующая сторона создает первичный документ с несколькими функциональными частями - юридической, технической, организационной, в соответствии с установленными требованиями к каждой функциональной части, формализует требования каждой функциональной части и запоминает их в памяти вычислительного средства соответствующих функциональных подразделений, первичный документ передается принимающей стороне, которая осуществляет формирование согласуемого документа, формализует его функциональные части и передает формализованный согласуемый документ в первое функциональное подразделение формирующей стороны, где в вычислительном средстве производится сравнение запомненной формализованной функциональной части первичного документа с соответствующей запомненной формализованной функциональной частью согласуемого документа, по результатам сравнения совпадающие части данной функциональной части первичного документа и следующие формализованные части согласуемого документа передаются в следующее функциональное подразделение, где также осуществляется процесс сравнения и так далее до последнего функционального подразделения, при этом части формализованных функциональных частей первичного документа, не совпадающие с соответствующими запомненными формализованными функциональными частями согласуемого документа, передаются формирующей стороне для коррекции, после которой передаются принимающей стороне, где процесс сравнения в функциональных подразделениях повторяют до полного совпадения формализованных частей проекта договора и предварительного договора, после чего принимающая сторона запоминает в памяти вычислительного средства последнего функционального подразделения формализованный текст договора и это вычислительное средство переводит его в неформализованную форму согласованного документа.

2. Способ формирования по п.1, отличающийся тем, что формализация функциональных частей заключается в представлении их в виде таблиц, графических объектов, диаграмм.