Устройство обработки информации и способ обработки информации

Устройство обработки информации и способ обработки информации

Иллюстрации

Показать все

Реферат

Область техники, к которой относится изобретение

Изобретение относится к устройствам обработки информации, таким как сервер управления документами, включая блок связи для осуществления связи с сетевым устройством через сеть и блок памяти файлов для хранения файлов, к которым обращается сетевое устройство.

Предшествующий уровень техники

В связи с широким распространением информационных технологий (IT) в деловых операциях, все быстрее возрастает количество элементов данных (или электронных данных), с которыми имеют дело отдельные пользователи, а также количество видов этих элементов данных. Такие данные могут запоминаться в персональном компьютере (PC), используемом каждым человеком. Однако с точки зрения защиты и поддержки данных, элементы данных, с которыми имеют дело отдельные пользователи, часто хранятся в сетевых устройствах хранения данных (NAS) или на файловом сервере (который далее называется сетевым запоминающим устройством), а не на персональных компьютерах, используемых отдельными пользователями.

В том случае, когда в сетевом запоминающем устройстве хранится множество элементов данных, предпочтительно создавать папки, соответствующие видам элементов данных, и размещать элементы данных в этих папках соответствующим образом. Если элементы данных скомпонованы в папках сетевого запоминающего устройства соответствующим образом, пользователь может впоследствии разыскать требуемый элемент данных непосредственно при проведении поиска. Однако у большинства пользователей имеется мало времени для размещения различных элементов данных в соответствующих папках. Если элементы данных хранятся в папках без соответствующего предварительного размещения, пользователю понадобится много времени и усилий для нахождения требуемого элемента данных.

Был предложен, ставший традиционным, способ размещения файлов документов. Например, в японской выложенной патентной публикации №2006-048521 раскрыто устройство извлечения документов. В этом устройстве извлечения документов папки должны быть выстроены в виде иерархической структуры согласно определению пользователя, а файлы документов, которые должны быть скомпонованы в каждой из этих папок, определяются путем поиска в базе данных документов с использованием параметров извлечения документов. При отображении индикации иерархической структуры папок таким путем, который позволяет просматривать каждую папку, имя каждой из папок отображается автоматически вместе с соответствующими параметрами извлечения документов.

Сущность изобретения

Проблемы, решаемые изобретением

В случае использования устройства извлечения документов согласно японской выложенной патентной публикации №2006-048521 возникает проблема, заключающаяся в том, что пользователю необходимо определить иерархическую структуру папок, прежде чем использовать устройство извлечения документов. Пользователю не разрешается использовать устройство извлечения документов до тех пор, пока не завершено определение структуры папок. Если у пользователя имеется необходимое время, он в состоянии определить структуру папок. Однако у большинства пользователей нет достаточного времени для определения иерархической структуры папок. Кроме того, как только выстроена структура папок согласно определению пользователя, немедленное внесение изменений в эту структуру затруднено.

Хотя имеет место множество случаев, когда пользователям необходимо в дальнейшем изменить структуру папок, в случае использования устройства извлечения документов согласно японской выложенной патентной публикации №2006-048521 немедленное внесение изменений в структуру папок представляет значительные трудности. Следовательно, трудно сконфигурировать устройство извлечения документов согласно японской выложенной патентной публикации (публикация №2006-048521), соответствующее потребностям пользователя для немедленного размещения или категоризации файлов документов в упомянутых папках.

Сущность изобретения

Согласно одному аспекту настоящее изобретение обеспечивает устройство обработки информации, приспособленное выполнять размещение элементов данных в папках с использованием простых операций.

В одном варианте осуществления настоящее изобретение обеспечивает устройство обработки информации, включающее в себя блок обработки, где блок обработки содержит блок создания области памяти, сконфигурированный создавать область памяти, содержащую критерий поиска для поиска элементов данных в ответ на операцию ввода; блок поиска, сконфигурированный, когда создана область памяти, содержащая критерий поиска, осуществлять поиск элементов данных, которые соответствуют критерию поиска, содержащемуся в упомянутой области памяти, среди элементов данных, хранящихся в базе данных; блок создания ссылочной информации, сконфигурированный создавать ссылочную информацию для доступа к упомянутым соответствующим элементам данных, найденных блоком поиска; и блок размещения, сконфигурированный размещать ссылочную информацию, созданную блоком создания ссылочной информации, в созданной области памяти.

Краткое описание чертежей

Фиг. 1 - схема, объясняющая операции, выполняемые устройством управления документами, согласно варианту осуществления изобретения;

фиг. 2 - схема, где показана сетевая система, включающая в себя устройство управления документами согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 3 - блок-схема, где показан состав аппаратного обеспечения устройства управления документами согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 4 - схема, поясняющая стек протоколов, с помощью которых устройство обработки информации осуществляет связь с устройством управления документами;

фиг. 5 - блок-схема, где показан функциональный состав устройства управления документами согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 6 - схема, где показан пример пользовательской информации;

фиг. 7 - схема, где показан пример информации для управления папками;

фиг. 8 - схема, где показан пример структуры папок;

фиг. 9 - логическая блок-схема, поясняющая процесс поиска/размещения, в ходе которого устройство управления документами осуществляет поиск и размещение файла данных;

фиг. 10 - логическая блок-схема, поясняющая процесс категоризации в рамках процесса поиска/размещения по фиг. 9;

фиг. 11 - логическая блок-схема, поясняющая процесс текущего контроля файла данных, в ходе которого устройство управления документами осуществляет текущий контроль за созданием, обновлением и удалением файла данных;

фиг. 12 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документами;

фиг. 13 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документами;

фиг. 14 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документами путем использования двух ключевых слов;

фиг. 15 - схема, поясняющая операцию размещения, выполняемую устройством управления документами согласно другому варианту осуществления изобретения для размещения файлов данных в иерархической структуре папок;

фиг. 16 - схема, где показан пример информации для управления папками согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 17 - схема, поясняющая операцию иерархического поиска/размещения путем использования комбинации папок;

фиг. 18 - логическая блок-схема, поясняющая процесс поиска/размещения, выполняемый устройством управления документами согласно данному варианту осуществления;

фиг. 19 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документам с использованием временного интервала;

фиг. 20 - схема, поясняющая, как отображается файл состояния;

фиг. 21 - схема, показывающая экран дисплея, содержащий цветовую индикацию состояния поиска

фиг. 22 - схема, где показана сетевая система, включающая в себя устройство управления документами согласно другому варианту осуществления изобретения;

фиг. 23 - схема, где показан состав аппаратного обеспечения устройства формирования изображения в сетевой системе;

фиг. 24 - схема последовательности операций, поясняющая процесс получения файла, в ходе которого устройство формирования изображения получает исходный файл от устройства управления документами;

фиг. 25 - схема, где показан пример ссылочной информации, отображаемой на дисплейной части устройства формирования изображения;

фиг. 26 - схема последовательности операций, поясняющая процесс получения Файла, в ходе которого мобильный терминал получает исходный файл от устройства управления документами.

Техническое выполнение изобретения

Далее со ссылками на сопроводительные чертежи описываются варианты осуществления изобретения.

ВАРИАНТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ 1

На фиг. 1 представлена схема, поясняющая операции, выполняемые устройством управления документами согласно варианту осуществления изобретения. В состоянии (а) по фиг. 1 устройство управления документами изначально имеет две папки: папку категорий и папку данных. В папке данных хранятся элементы данных, создаваемых ежедневно и используемых в качестве объектов поиска и размещения. Например, в папке данных хранятся документальные файлы (в том числе general_meeting.doc, event.doc, schedule.doc, regular_meeting.doc и т.д.). Папка категорий представляет собой папку, которая предусмотрена для поиска и размещения элементов данных в папке данных.

В состоянии (b) по фиг. 1 для поиска или размещения элементов данных в устройстве управления документами пользователь создает папку внутри папки категорий в качестве папки более низкого ранга. Созданной папке операционной системой (OS) присваивается стандартное имя («новая папка», как показано на фиг. 1).

В состоянии (с) по фиг. 1 пользователь изменяет стандартное имя созданной папки на ключевое слово, которое содержит элемент данных объекта поиска. Например, при поиске элементов данных, содержащих ключевое слово «meeting» (встреча), пользователь изменяет упомянутое стандартное имя созданной папки на имя «meeting».

Устройство управления документами выполняет поиск элементов данных, содержащих ключевое слово «meeting», в папке данных, и создает ссылки на обнаруженные элементы данных в папке c именем «meeting». Например, когда в папке данных обнаружены элементы данных «general_meeting.doc» и «regular_meeting.doc», устройство управления документами создает ссылку на элемент данных «general_meeting.doc» и ссылку на элемент данных «regular_meeting.doc» в папке meeting.

Таким путем устройство управления документами согласно этому варианту осуществления создает папку, имеющую имя, содержащее ключевое слово для поиска, и выполняет поиск элементов данных в папке данных, используя имя созданной папки. В примере по фиг. 1 в качестве объекта поиска в целях пояснения используются имена файлов элементов данных в папке данных. В альтернативном варианте осуществления в качестве объекта поиска могут быть использованы документы, содержащие ключевое слово для поиска в папке данных.

Формально говоря, известен способ запоминания в папке обнаруженных элементов данных в виде результатов поиска. Однако результаты поиска, запомненные в упомянутой папке, изменяются при каждом поиске, и поддержание неизменными результатов предыдущих поисков в данной папке оказывается невозможным. В противоположность этому, в устройстве управления документами согласно данному варианту осуществления результаты поиска запоминаются в папке, созданной пользователем, причем они остаются неизменными в этой папке до тех пор, пока пользователь не выполнит операцию удаления с целью удаления данной папки. Таким образом, когда пользователь создает папку с именем, содержащим другое ключевое слово, и выполняет другой поиск, ему предоставляется возможность обратиться к результатам предыдущих поисков универсальным образом. Поддержание результатов поиска элементов данных, разбитых на категории в соответствии с произвольными ключевыми словами, в состоянии поиска осуществляется точно так же, как размещение элементов данных в папках.

Как было описано выше, используя простые операции по созданию папок, пользователь может осуществлять поиск и размещение элементов данных в папках. Например, если папки созданы в соответствии с видами элементов данных, разные элементы данных могут быть скомпонованы в папках с помощью простых операций. В том случае, когда пользователю необходимо изменить ключевое слово, используемое для размещения элементов данных, соответствующую папку удаляют, и создают новую папку с именем, содержащим произвольное ключевое слово, и тогда результаты размещения элементов данных могут быть изменены. Таким путем устройство управления документами согласно данному варианту осуществления может осуществлять поиск и размещение элементов данных, используя простые операции.

Поскольку управление элементами данных основано на файле данных, элементам данных, используемым в качестве объектов поиска согласно настоящему варианту осуществления, присваивают имена файлов данных следующим образом. Указанные файлы данных могут включать в себя текстовые файлы, файлы данных (*.doc, *.xls, *.ppt, *.pdf, *.html), созданные прикладными программами различных видов, файлы данных изображения (*.jpeg, *.ttf, *.bmp), файлы видеоданных (*.avi, *.mpg, *.mov), файлы аудиоданных (*.mp3, *.wav, *.wma) и т.д. Эти файлы данных согласно настоящему варианту осуществления могут включать в себя файл данных, созданный в виде файла - объекта поиска произвольной прикладной программы. Вдобавок, согласно настоящему варианту осуществления исполняемые файлы (*.exe, *.dll) также являются файлами данных.

Имеются три вида папок, которые используются согласно настоящему варианту осуществления следующим образом:

(i) папки для хранения файлов данных (папка «data» на фиг. 1;

(ii) папки для использования при поиске/размещении (папка «category» на фиг. 1);

(iii) папки для хранения ссылочной информации (папка «meeting» на фиг. 1).

Пользователь может использовать устройство управления документами согласно этому варианту осуществления путем выявления различий в атрибутах этих папок, исходя из имен папок. В некоторых операционных системах папки могут называться директориями. В указанном случае имя папки согласно настоящему варианту осуществления может быть заменено именем директории. В настоящем варианте осуществления возможно использование любого другого имени, отличного от имени папки или директории, если оно относится к области памяти, где хранится файл.

На фиг. 2 представлена схема, показывающая сетевую систему 500, которая включает в себя устройство 100 управления документами согласно настоящему варианту осуществления. Как показано на фиг. 2, в сетевой системе 500 устройство 100 управления документами, мобильный терминал 300 и устройство 200 обработки информации соединены между собой сетью 400. Сетью 400 может быть локальная сеть (LAN), виртуальная LAN (VLAN), Интернет, к которому подсоединено множество сетей LAN через маршрутизатор или коммутатор уровня 3, и т.д. В качестве альтернативы, множество устройств 100 управления документами и множество мобильных терминалов 300 либо множество устройств 200 обработки информации могут быть организованы согласно принципу взаимно-однозначного соответствия. Сетевая система 500 может включать в себя частично или полностью беспроводные соединения, такие как беспроводные сети LAN или мобильные телефоны, в беспроводных коммуникационных сетях общего пользования.

Устройство 100 управления документами принимает запрос на регистрацию файла данных и запрос на операцию поиска и размещения от устройства 200 обработки информации или мобильного терминала 300 через сеть 400. Например, устройство 100 управления документами может представлять собой файловый сервер или подключенную к сети память (NAS). В качестве альтернативы, устройство 100 управления документами может представлять собой простой сервер, а сетевое устройство 100 управления документами может представлять собой автономный персональный компьютер (PC), в котором предусмотрена функция управления документами. Другими словами устройство 100 управления документами не обязательно соединено с сетью 400, и пользователь может непосредственно приводить в действие устройство 100 управления документами.

Мобильный терминал 300 может представлять собой устройство обработки информации портативного типа, такое как смартфон, планшет, мобильный телефон, персональный цифровой помощник (PDA), PC типа «ноутбук» или PC типа «лэптоп». Мобильный терминал 300 оснащен адаптером связи и способен осуществлять радиосвязь с сетью 400.

Мобильный терминал 300 осуществляет связь с устройством 100 управления документами через точку доступа или базовую станцию 401, предоставляемую сетью общего пользования, с использованием устройства радиосвязи, которое совместимо с любым из стандартов, таких как стандарты беспроводных систем LAN, WiMAX, LTE (Проект долгосрочного развития), HSDPA (высокоскоростной пакетный доступ по нисходящей линии связи), CDMA (множественный доступ с кодовым разделением каналов), GSM® (Глобальная система мобильной связи) и т.д. Когда мобильный терминал 30 соединен с базовой станцией 401, он соединяется с сетью 400 через сервер и шлюз предприятия связи.

Например, устройство 200 обработки информации представляет собой настольный PC или PC типа «ноутбук». При этом операционной системой (OS) устройства 200 обработки информации может быть WINDOWS®, LINUX® и UNIX® и т.д.

Каждый из мобильного терминала 300 и устройства 200 обработки информации в сетевой системе 500 приспособлен осуществлять поиск и размещение файлов данных устройства 100 управления документами аналогичным образом. Далее в качестве пример описывается случай, в котором устройство 200 обработки информации осуществляет связь с устройством 100 управления документами.

На фиг. 3 представлена блок-схема, где показан состав аппаратного обеспечения устройства 100 управления документами. Как показано на фиг. 3, устройство 100 управления документами включает в себя центральный процессорный блок (CPU) 101, оперативную память (RAM) 102, постоянную память (ROM) 103, блок 104 подсоединения носителя, сетевую карту 106, устройство 107 ввода и накопитель на жестком диске (HDD) 108, которые соединены между собой одной шиной.

CPU 101 выполняет различные функции устройства 100 управления документами путем считывания OS и одной или нескольких программ из HDD 108 и исполнения упомянутых программ. CPU 101 обычно управляет различными процессами, выполняемыми устройством 100 управления документами.

RAM 102 обеспечивает рабочую память (основную память), в которой временно хранятся данные, необходимые блоку CPU 101 для исполнения программы. В ROM 103 хранится программа начальной загрузки для инициализации системы BIOS (базовой системы ввода/вывода) и операционной системы, файлы конфигурации и т.д.

Носитель 110 записи может подсоединяться съемным образом к блоку 104 подсоединения носителя, а программа, хранящаяся на носителе 110, считывается и запоминается в HDD 108 через блок 104 подсоединения носителя. Блок 104 подсоединения носителя также может записывать данные, хранящиеся в HDD 108, на носитель 110. Носителем 110 может быть память USB, карта памяти SD, DVD-ROM, CD-ROM и т.д.

Устройство 107 ввода может включать в себя клавиатуру, сенсорную панель, мышь и т.д. и принимать различные команды от пользователя или администратора устройства 100 управления документами.

Накопитель HDD 108 может представлять собой энергонезависимую память, такую как твердотельный накопитель (SSD). В HDD 108 хранятся операционная система OS, программы и файлы различного вида. Файлы данных обычно хранятся в HDD 108. В качестве альтернативы, файлы данных могут храниться на внешнем HDD, подсоединенном к устройству 100 управления документами.

Сетевая карта 106 представляет собой устройство связи для соединения устройства 100 управления документами с сетью 400. Например, сетевой картой 106 может служить карта Ethernet®.

Упомянутые программы могут храниться на носителе 210 или загружаться из сервера (не показан) в устройство 100 управления документами. Распространяемые программы могут быть представлены в сжатом виде или в исполняемом виде для инсталляции.

На фиг. 4 представлена схема, поясняющая стек протоколов, с помощью которых устройство 200 обработки информации осуществляет связь с устройством 100 управления документами. В настоящем варианте осуществления пользователь приводит в действие устройство 200 обработки информации для поиска и размещения файлов данных устройства 100 управления документами. Для настоящего варианта осуществления удобно использовать инфраструктуру совместного использования файлов. В качестве протокола, подходящего для совместного использования файлов можно использовать известные протоколы: SMB (Блок серверных сообщений) и CIFS (Общая файловая система Интернета). Протокол CIFS является расширением протокола SMB и обеспечивает практически те же функции, что и протокол SMB. Протокол CIFS действует на основе TCP/IP, а протокол SMB отличается от протокола CIFS тем, что в SMB используется система NetBIOS при работе на основе TCP/IP. Далее различие между протоколами SMB и CIFS не учитываются.

Протокол TCP устанавливает сеанс с партнером по связи и управляет процессом связи. Протокол TCP разбирает передаваемые данные на пакеты и передает эти пакеты в протокол IP. Протокол TCP получает пакеты, принятые сетевой картой с использованием протокола IP, и восстанавливает переданные данные из полученных пакетов. Протокол IP выполняет маршрутизацию, которая позволяет обеспечить доставку упомянутых пакетов партнеру по связи на основе IP адреса партнера по связи.

Сетевая карта образует физический уровень связи с партнером по связи, выполняет усиление по напряжению и формирование формы сигнала и т.д., а также устраняет перегрузки связи. Сетевая карта извлекает данные из сигнала и запоминает их в кадре. Кадр идентифицируется сетевой картой с использованием уникального адреса MAC (управление доступом к среде передачи).

Сервис совместного использования файлов представляет собой программу, которая осуществляет совместное использование файлов, используя протоколы SMB или CIFS. Во многих случаях TCP/IP, SMB, CIFS и сервис совместного использования файлов включены в состав OS и предусмотрены в устройстве 20 обработки информации.

Протоколы SMB и CIFS являются протоколами типа «запрос-ответ», и устройство 200 обработки информации и устройство 100 управления документами передают и принимают блоки данных одинакового вида и выполняют совместное использование файлов. Даже в том случае, если пользователь выполняет одну операцию создания папки, передается и принимается набор данных передачи. Процессы, в которых сервис совместного использования файлов может запросить устройства партнера по связи для выполнения, заданы в виде командных кодов. Например, процесс создания папки задается командным кодом «0х00» (SMB_COM_CREATE_DIRECTORY), а процесс удаления папки задается командным кодом «0х01» (SMB_COM_DELETE_DIRECTORY).

Вдобавок, совместное использование файлов может выполняться согласно протоколу, называемому WebDAV (Web-ориентированная распределенная авторская разработка и поддержка версий), кроме протокола SMB или протокола CIFS. Протокол WebDAV представляет собой расширенный протокол HTTP1.1, в котором к протоколу HTTP1.1 добавлены методы, заголовки и т.д. Процедура связи по протоколу WebDAB также аналогична процедуре связи согласно протоколу HTTP (протокол пересылки гипертекста), в котором сервер посылает ответ на запрос от клиента. Протокол WebDAV не зависит от файловой системы, и, если предусмотрен соответствующий браузер, то протокол WebDAV можно использовать независимо от OS.

Согласно протоколу HTTP клиенту разрешается просмотр только одного файла. По протоколу WebDAV клиенту разрешается редактировать, добавлять и удалять файл данных в сети, используя такую же процедуру, как в протоколе HTTP.

На фиг. 5 представлена блок-схема, где показан функциональный состав устройства 100 управления документами. Как показано на фиг. 5, устройство 100 управления документами обычно включает в себя блок 11 управления связью, блок 12 управления коллективным доступом, блок 13 управления данными, блок 14 управления пользователями, блок 15 управления доступом, блок 16 текущего контроля папки категорий, блок 17 текущего контроля папки данных, блок 18 категоризации и блок 19 обработки OCR (оптическое распознавание символов). Указанные функции устройства 100 управления документами выполняются блоком CPU 101, который исполняет программу вместе с аппаратными ресурсами устройства 100 управления документами.

Устройство 100 управления документами включает в себя базу данных 20. База данных 20 может представлять собой, например, накопитель HDD 108. База данных 20 представляет собой хранилище файлов данных в качестве существенных данных. База данных 20 хранит текстовую информацию, указывающую результаты OCR файлов данных, скомпонованных устройством 100 управления документами, и в дополнение к файлам данных, пользовательскую информацию, указывающую пользователей, которым разрешен доступ к устройству 100 управления документами. В качестве альтернативы, база данных 20 может представлять собой носитель 110, подсоединенный к устройству 100 управления документами.

Блок 11 управления связью выполняет управление связью через сеть 400 с внешним устройством (которым в данном варианте осуществления является устройство 200 обработки информации или мобильный терминал 300). Например, блок 11 управления связью скомпонован для обработки запросов согласно протоколу SMB/CIFS. Блок 11 управления связью обеспечивает все или часть функций уровней, показанных на фиг. 4.

Использование протокола SMB/CIFS позволяет отображать папки и файлы устройства 100 управления документами на дисплейной части устройства 200 обработки информации. Блок 11 управления связью получает от устройства 200 обработки информации различные виды запросов доступа к папкам в устройстве 100 управления документами, причем эти запросы доступа могут включать в себя запрос на создание папки, запрос на обновление папки и запрос на запоминание файла данных и т.д.

Блок 12 управления коллективным доступом обеспечивает управление областью памяти, предусмотренной в сети 400, с помощью устройства 100 управления документами и коллективно используется пользователями. Например, блок 12 управления коллективным доступом может быть приспособлен так, чтобы совместно используемые папки можно было задавать на групповой основе в области памяти, либо чтобы в области памяти можно было задавать пользовательские папки для пользователей. Блок 12 управления коллективным доступом обеспечивает управление областью памяти таким образом, что объем памяти для совместно используемых папок или объем памяти для пользовательских папок не превышал его соответствующий максимальный объем памяти.

При приеме блоком 11 управления связью запроса от пользователя на доступ к совместно используемой папке или пользовательской папке инициируется аутентификация пользователя блоком 14 управления пользователями. Блок 14 управления пользователями аутентифицирует пользователя, который пытается обратиться к совместно используемой папке или пользовательской папке. Блок 14 управления пользователями выполняет аутентификацию пользователя на основе пользовательской информации, содержащейся в базе данных 20.

На фиг. 6 показан пример пользовательской информации. Пользовательская информация включает в себя, в качестве примера, «имя совместно используемой папки», «имя пользователя», «ключевое слово», «имя пользовательской папки» и «адрес электронной почты». «Имя совместно используемой папки» - это имя совместно используемой папки, которая доступна и совместно используется множеством пользователей. «Имя пользовательской папки» - это имя пользовательской папки, выделенной каждому пользователю. Как совместно используемые папки, так и пользовательские папки являются доступными только для тех пользователей, которые аутентифицированы в результате конкретного процесса аутентификации. Каждый пользователь даже если он аутентифицирован, может осуществлять доступ только к его собственной пользовательской папке, предназначенной для эксклюзивного использования. Именем пользователя может быть любой вид информации, который уникальным образом идентифицирует данного пользователя, например, идентификатор (ID) пользователя.

Вернемся к фиг. 5, где блок 14 управления пользователями определяет, аутентифицирован ли пользователь, на основе того, зарегистрировано ли в базе данных 20 «имя пользователя» и «ключевое слово», которые получены от устройства 200 обработки информации. Если пользователь аутентифицирован, то он может осуществлять доступ к совместно используемой папке и его собственной пользовательской папке.

Блок 15 управления доступом осуществляет управление правом доступа пользователя при попытке доступа к файлу данных в устройстве 100 управления документами. Блок 15 управления доступом обращается к пользовательской информации в базе данных 20 на основе имени аутентифицированного пользователя и разрешает пользователю осуществлять доступ к файлам данных в совместно используемой папке и к пользовательской папке, которые доступны данному пользователю. Блок 15 управления доступом уведомляет блок 13 управления данными о разрешении доступа к файлам данных.

Блок 13 управления данными осуществляет управление файлами данных, хранящимися в устройстве 100 управления документами. На фиг. 7 представлена схема, где показан пример информации 21 управления папками, которая формируется блоком 13 управления данными. Например, информация 21 управления папками, формируемая блоком 13 управления данными, включает в себя следующие элементы:

- атрибут каждой папки (папка для хранения файлов данных, папка, используемая для поиска/размещения, папка для хранения ссылочной информации и т.д.);

- файлы данных, хранящиеся в каждой папке (имя файла данных, дата и время создания, дата обновления, размер файла, автор и т.д.);

- ссылочная информация, соответствующая файлам данных, хранящихся в каждой папке;

- диапазон поиска файлов данных; и

- право доступа к папке.

Вновь обратимся к фиг. 5, где блок 16 текущего контроля папки категорий отслеживает создание, удаление и т.д. папки категорий и уведомляет блок 13 управления данными о результате текущего контроля. Имеется несколько способов текущего контроля над созданием и удалением папки, в том числе способ на основе периодического выполнения процесса опроса, способ на основе приема обратного вызова от файловой системы и т.д.

Блок 17 текущего контроля за папками данных осуществляет текущий контроль за созданием, обновлением, удалением и т.д. файла данных в совместно используемой папке или пользовательской папке и уведомляет блок 13 управления данными о результате текущего контроля. Имеется несколько способов текущего контроля над созданием и удалением папки, в том числе способ на основе периодического выполнения процесса опроса, способ на основе приема обратного вызова от файловой системы и т.д.

Блок 13 управления данными обновляет информацию 21 управления папками на основе уведомлений, поступающих от блока 16 управления папками категорий и блока 17 текущего контроля за папками данных, и посылает в блок 18 категоризации запрос на выполнение процесса категоризации. Атрибут вновь созданной папки определяется на основе местоположения создания папки. Например, атрибутом папки, созданной в имеющем более низкий ранг местоположения относительно папки поиска/размещения, представляет собой папку для хранения ссылочной информации, а атрибут папки, созданной в имеющем более низкий ранг местоположения относительно папки для хранения файлов данных, представляет собой папку для хранения файлов данных.

Блок 18 категоризации выполняет процесс категоризации при создании, обновлении или удалении папки или при текущем контроле файла данных. В ходе выполнения процесса категоризации выполняется поиск и размещение файлов данных.

А. Далее описывается операция поиска/размещения, выполняемая устройством 100 управления документами, включающим в себя блок 18 категоризации, при создании, обновлении или удалении папки.

Когда в папке для хранения ссылочной информации вновь создается папка для хранения ссылочной информации, блок 18 категоризации осуществляет поиск файлов данных в папке для хранения файлов данных на основе использования имени вновь созданной папки и уведомляет блок 13 управления данными о результатах поиска. Диапазон поиска в то же время задается в информации 21 для управления папками.

Блок 13 управления данными создает ссылочную информацию в отношении файлов данных в папке для хранения файлов данных и запоминает ссылочную информацию во вновь созданной папке для хранения ссылочной информации.

Блок 18 категоризации осуществляет поиск следующих элементов как объектов поиска:

(i) имя файла данных;

(ii) полный текст файла данных; и

(iii) в случае данных изображения, полный текст результатов OCR, полученных путем выполнения процесса OCR в отношении данных изображения.

В частности, когда в имени файла или файле данных содержится цепочка символов, совпадающая с именем папки, определяется, что этот файл данных найден. Если имя папки установлено с расширением, таким же как у имени каждого из искомых файлов данных, то будут обнаружены все файлы данных, которые имеют имя с упомянутым расширением.

Когда пользователь изменяет имя папки для хранения ссылочной информации, в которой уже хранятся результаты поиска, блок 13 управления данными обновляет имя папки и ссылочную информацию в информации 21 управления папками. Затем выполняется процесс, аналогичный процессу в случае создания новой папки для хранения ссылочной информации.

Когда пользователь удаляет папку для хранения ссылочной информации, в которой уже хранятся результаты поиска, блок 13 управления данными удаляет запись удаленной папки в информации 21 управления папками.

В. Далее описывается операция поиска/размещения, выполняемая устройством 100 управления документами, включающим в себя блок 18 категоризации, при создании, обновлении или удалении файла данных.

Когда в папке для хранения файлов данных вновь создается файл данных, блок 18 категоризации устанавливает вновь созданный файл данных в качестве нового объекта поиска путем использования имени папки для хранения файлов данных. Например, когда уже создана папка «встреча (meeting)» и вновь создан файл «meeting.doc» в папке для хранения файлов данных, блок 18 категоризации определяет, что обнаружен файл «meeting.doc» в соответствии с папкой «meeting». В этом случае блок 13 управления данными создает ссылочную информацию для файла «meeting.doc» в папке «meeting» для хранения ссылочной информации. Блок 18 категоризации определяет, соответствует ли вновь созданный файл данных имени каждой из папок для хранения ссылочной информации. Таким образом, даже в том случае, если файл данных создан заново, пользователь может скомпоновать этот файл данных без выполнения дополнительных операций, отличных от операции копирования файла данных из устройства 200 обработки информации на устройство 100 управления документами.

Когда пользователь изменяет имя файла или содержимое файла данных, хранящегося в папке для хранения файлов данных, блок 18 категоризации выполняет процесс, аналогичный процессу в случае, когда файл данных создается заново. Когда имя файла обнаруживается благодаря изменению имени файла или содержимого файла, папка для хранения ссылочной информации, в которой запомнена ссылочная информация, может быть изменена. С другой стороны, когда найден полный текст, а имя файла изменено, папка для хранения ссылочной информации, в которой была запомнена ссылочная информация, остается без изменения. Блок 13 управления данными обновляет ссылочную информацию в информации 21 управления папками в соответствии с результатами поиска.

Когда пользователь удаляет файл данных, запомненный в папке для хранения файлов данных, блок 13 управления данными удаляет ссылочную информацию в соответствии с удаленным файлом данных в каждой папке для хранения ссылочной информации и обновляет и